|
“7 най-важни инструментa, които ще изведат Вашия бизнес на лидерска позиция и ще оптимизират разходите и приходите Ви.”
Всички ние сме чували за тях. Всички сме се сблъсквали с тях в определни моменти. Но знаем ли как тези инструменти, могат да окажат благотворно влияние върху бизнеса ни, ако ги използваме правилно или да го съсипят, ако ги приложим не както трябва?
1. Подходяща Организационна структура.
Тя трябва да следва фирмената стратегия. За да се създаде ефективна структура, е необходимо Мениджърите да разберат и формализират посоката на фирмената стратегия. Стратегията включва три основни компонента:
- Кои са Клиентите?
- Какво ще им предлагате?
- Как ще го правите?
Вашата организационна структура трябва да бъде създадена така, че да се съобразява както с външните Ви Клиенти, така и с вътрешните – персонала. Ако това не бъде направено, рискувате да се създадат огромни пропуски и разпадане на информацията, което ще доведе до неефективна работа.
Друг важен аспект на организационната структура е нейния дизайн.
Оптималната организационна структура ще подобри комуникацията и ще намали разходите Ви. Това се дължи на по-ефективния пренос на информация, на съкратеното време за реакция, по-малко служители, които ще вършат повече работа и ще са по-ефективни. Всичко това ше доведе до по-голяма задоволеност на Клиентите Ви и увеличаване на приходите на Вашата организация.
Не на последно място, адекватната организационна структура ще Ви даде възможност да създадете истински Мениджъри и Лидери и ще помогнете на служителите си да бъдат много по-успешни в това, което правят – те ще имат ясна картина за субординационните връзки и идея как могат да се развиват, което ще ги мотивира допълнително.
2. Прозрачна и ефективна комуникация.
Ключовите елементи на комуникационната стратегия, насочена към ефективното посрещане нуждите на организацията, включват:
- Правилна комуникация на целите и фирмената визия;
- Съотнасяне на екипа с визията;
- Интегриране на система от работни стандарти, цели и норми.
Много важно е да се стремите комуникацията в организацията да бъде прозрачна. Ние, в АНДРА вярваме, че 80% от проблемите, с които се сблъскваме, могат да бъдат решени чрез ефективна комуникация. Комуникацията трябва да се развива не само надолу в организацията, а и нагоре. Все повече компании наблягат на тренинги, свързани с вербална и невербална комуникация, които помагат за повишаване на ефективността и прозрачността. Друг много важен аспект, е предаването на информация в реално време, което е от жизнена важност за всеки бизнес.
Разработването на комуникационен план ще Ви даде възможност да намалите рисковете от забавяне или загуба на информация, ще намалите значително разходите на организацията, ще оптимизирате времето за реакция и чувсвително ще подобрите обслужването на Клиентите. Не на последно място ще имате в ръцете си инструмент за стратегическо управление на Вашия бизнес и за контрол.
3. Адекватна бонус и мотивационна система.
Много често Организациите не обръщат достатъчно внимание на бонусите и мотивационните инструменти. А те са жизнено важни за оптимизирането на разходите и успеха на бизнеса. Адекватната бонус система води до увеличаване на приходите за самата Организация, както и лоялността на нейните служители. Тези системи представляват мощен инструмент за стратегическо управление и подобряване на продуктивността и ефективността на работата. Много често бонус системите не са адекватно структурирани и това води до проблеми и непредвидени разходи. Системата трябва да покрива следните критерии:
- Базовото заплащне трябва да бъде незастрашено;
- Представянето на служителите трябва да бъде тясно обвързано с бонусите;
- Системата за награждаване трябва да бъде правилно представена пред служителите и всички да я разбират;
- Винайги залагайте на предизвикателни, но постижими цели;
- Въведете иновативни и креативни бонуси: Бонус при обективни пречки за постигане на оборот, бонус “Ваканция”, бонуси за извънредни часове и извънработни мероприятия, бонуси за цялостен принос и др.
Не забравяйте, че не всичко се свежда до парите – Вашите служители имат нужда и от други мотиватори – чувство за признание, чувство за принадлежност, забавление, емоции...Ако им ги осигурите и създадете една свежа работна атмосфера, която да отговаря на динамиката на Вашия бизнес, Ви ще се радвате на дългосрочни печеливши връзки с Вашите служители, които ще мислят заедно с Вас за Вашия бизнес!
4. Система за оценка на задоволеността и лооялността на Клиентите.
“Между задоволения и наистина задоволения Клиент има цяла бездна, която може да погълне цял бизнес”. Факт е, че ще Ви струва 5 до 8 пъти повече да привлечете нови Клиенти, вместо да развивате отношенията си с вече съществуващи такива. В това се крие и важността на оценката и анализа на задоволеността на Клиентите. Ако всичко бъде направено както трябва, Вие ще притежавате един от основните инструменти за увеличаване на печалбата. Лидерите на пазара се различават от останалите именно със своето умение да се вслушват в гласа на Клиентите си. За да бъде успешна Вашата система за оценка на задоволеността и лоялностаа на Клиентите, тя трябва да отговаря на следните критерии:
- Системата трябва да има лесен дизайн и да бъде разбираема;
- Трябва да е толкова правдоподобна, че представянето на служителите и техните компенсации да могат да се обвържат с финалните резултати;
- Трябва да генерира активни отчети за Управлението.
Целта на тази система е да Ви помогне да разберете очакванията и изискванията на Вашите Клиенти, да определите до колко добре ги задоволявате. Наистина задоволените Клиенти са 6 пъти по-лоялни от просто задоволените Клиенти. Всеки задоволен Клиент ще каже на поне 5 потенциални Клиенти, колко е доволен. Тези резултати доказват колко е важно да обърнете внимание на този инструмент.
5. Въвеждане на стандарти за обслужване.
Съществуването на адекватна система за измерване на задоволеността и лоялността на Вашите Клиенти, както и имплементирането на бонус и мотивационна система, неминуемо ще доведе до създаването на Стандарти за Обслужване. За Клиентите Ви те са свидетелство за последователност и надеждност. Стандартите трябва да целят да превърнат Клиента в Крал и да надминават непрекъснато неговите очаквания. Стандартите за обслужване трябва да отговарят на 7 основни критерии:
- Да бъдат специфични за дадената дейност и за дадената организация;
- Да бъдат кратки;
- Да бъдат измерими;
- Да бъдат фокусирани върху Клиентите;
- Да са документирани;
- Да се прилагат обективно и справедливо;
- Да бъдат създадени съвместно с всички членове на организацията.
Клиентите имат невидими критерии, с които измерват продуктите, процедурите и тези малки лични жествое на внимание, които малко организации използват. Ако не обърнете внимание на тези неща със сигурност бизнесът Ви ще започне да страда. Ако за Клиентите Ви представлява трудност да правят бизнес с Вас те със сигурност ще сметнат това за лошо обслужване. Създаването на стандарти ще Ви помогнете да повишите качеството на всички аспекти на Вашия бизнес, да повишите задоволеността на Клиентите си и по този начин да повишите приходите. Стандартите също така са инструмент за оптимизиране на фирмените разходи и минимизиране на загубите.
6. Стратегическо управление на персонала
Стратегическото управление на Човешките ресурси в организацията трябва да бъде съобразено с идеите на организацията за бъдещото й развитие. Добрите бизнес стратегии, тези, които най-вероятно ще постигнат успех се базират предимно на човешкия фактор. Хората са един от най-ценните активи за бизнеса. Знанието, умението и опитът им трябва да се използват на максимум за изграждането на стойността на организацията. Хората в организацията трябва да бъдат управлявани така, че да се постигат стратегическите бизнес цели. Основните функции на стратегическия Мениджмънт на Човешките Ресурси са:
- Създаване на ясна линия на взаимодействие между Човешките Ресурси и фирмания успех;
- Създаване на напътствия какво да се измерва, как да се измерва и как да се докладват резултатите от тези измервания;
- Подчертаване важността от изолзването на системи за измерване, доказване, че по-доброто управление на хора води до по-добри резултати и определяне посоката, в която да се развива управлението на Човешките Ресурси;
- Създаване на стойности чрез хората;
- Създаване на връзка между човешките ресурси и бизнес стратегията;
- Засилване на вярата, че хората са активи, а не пасиви за организацията;
- Подчертаване на ролята на Специалистите в тази област като истински партньори в бизнеса.
Съществуват много доказателства за влиянието на Управлението на хората върху представянето на бизнеса. Отделните процедури не могат да създадат сами ефективно функционираща организация. Те могат да създадт “ човешки капитал” или група от индивиди, които са високо квалифицирани, високо мотивирани и имат възможност да станат част от живота на орагнизацията, изпълнявайки различни дейности, които са им били възложени. Отделните процедури могат да създадат и въведат адекватни длъжностни характеристики, Договори, и задоволителни права за персонала. Но те биха довели до по-добро организационно представяне само, ако хората имат позитивни връзки със своите Мениджъри и Супервайзори и обкръжаваща среда с високи ценности. Тези фактори, взети заедно, ще създадат едно неограничено фирмено поведение, т.е. желаниет на отделните индивиди да се представят над минималните очаквания и да положат допълнителни усилия. Именно това поведение ще доведе до подобряване на представянето на организацията като цяло.
Друго основно преимущество на стратегическото управление на вашия персонал е, че ще успеете да си спестите много излишни разходи, както и да оптимизирате инвестициите, които правите в персонала и тяхната възвръщаемост. Тази тема ще бъде доразвита в следващия информационен бюлетин.
Не забравяйте, че няма стратегия за управление на човешките ресурси, която да е универсална и приложима във всички ситуации. Организациите трябва да дефинират своята стратегия, съотнасяйки я към фирмените контекст, цели, нужди и желанията на собственика.
7. Въвеждане на инструменти за контрол и отчетност.
Да имате представа къде сте, да знаете къде искате да бъдете и да имате план как да стигнете там е само половината път до успеха. Другата половина се крие в инструментите за Контрол и Отчетност на Вашата организация. Контролът в организацията е систематичен процес на контролиране на различни системи и процедури. Ефективният контрол e задължителен за успешното постигане на дългосрочните цели на организацията, той осигурява постигането на резултатите и прилагането на корективни мерки срещу всички препятствия. Контролът е инструментът, с който ще разграничите успеха от грешките. Отчетността в организацията спомага за ефективното движение на информацията навсякъде, където е необходимо, систематизиране на информацията по определни критерии и най-вече повишава ефективността на превенциите и бързината, с която организацията може да реагира. Инсртументите за контрол и отчетност са може би едни от най-важните и спомагат най-чувствително за оптимизирането на приходите и разходите на организацията и гарантирането на нейния успех в дългосрочен план.
ПРОМОЦИЯ:
Безплатна оценка на един от ключовите фактори за успех в организацията!
АНДРА Консултинг има удоволствието да Ви предложи да направи безплатно еднодневен анализ и оценка на един от ключовите фактори за успех – по Ваш избор. Всяка информация, която бъде обработвана ще се третира като строго конфиденциална и на базата на този анализ нашите Консултанти ще могат да Ви предложат стратегия за действие, която да Ви даде възможност да бъдете още по-ефективни в това, което правите и да подобрите чувствително своите финансови показатели.
Промоцията важи до 30.09.2008
..... Следва
|
“7 essential tools that will put your Business on a leading position and will optimize your cost and revenue.”
We all have heard of them. We all have faced them at a certain moment. But do we know what a wholesome effect these tools can have on our business if we use them appropriately or how they can ruin everything if applied in the wrong way?
1. Fitting organizational structure.
Organizational Structure (OS) should follow strategy. In order to develop an effective OS your Managers have to understand and formalize the direction of the company’s strategy. Strategy involves answering three critical questions:
- Who are your customers?
- What services will your provide?
- How will you provide services?
Your OS should be designed in such way as to take into account the needs not only of external Customers but of internal as well – your staff. If this is not done you run the risk of creating damaging information gaps internally and externally or breach of communication which will cause organizational inefficient performance.
Another very important point to consider is the OS design.
The optimum OS will improve communication and minimize your costs. These will be the result of the more effective information flow, shorter response times, fewer managers, doing more. An adequate OS will lead to improved Customer satisfaction and profitability of your organization because of high productivity and efficiency.
Finally, the adequate OS will give you the ability to grow Managers and leaders and you will help your people to be more successful in what they do – they will have a clear picture of reporting lines and lines of authority and an idea about their career paths which will provide additional motivation.
2. Transparent and effective communication.
The key elements of your communication strategy, designed to effectively meet the needs of the organization includes:
- Correct communication of goals and company’s vision;
- Correlation between team and vision;
- Integration of a system of working standards, goals and norms.
It is very important to keep the communication in the organization transparent. We in ANDRA believe that 80% of all problems can be solved through effective communication. The communication has to go smoothly not only downwards but upwards too. More and more companies emphasize the importance of trainings on verbal and non-verbal communication which improve efficiency and transparency. Another very important aspect is the transfer of information in real time which is essential for every business.
The development of a communicational plan is very useful for minimizing risks of delay or loss of information, will cut organizational costs and will improve Customer Service. Last but not least, you will have in your hands a powerful tool for strategic Management of your Business and for control.
3. Adequate bonus and motivational structure
Very often companies do not pay enough attention on bonus systems and motivational tools. They are essential for cost optimization and business success. Adequate bonus systems lead to increase in organization’s profit as well as staff loyalty. These systems are a powerful tool for strategic management and improvement of work productivity and efficiency. Very often the bonus systems are not properly designed which can result in problems and unexpected costs. The system should meet the following criteria:
- The basic payment should not be jeopardized;
- Staff performance has to be tighten up to bonuses;
- The system should be correctly communicated to staff members and everyone should fully understand it;
- Always set challenging yet achievable goals;
- Implement innovative and creative bonus system: Bonuses in case of objective trammels, bonus “Holiday”, Bonus for overtime and exceptional events, Bonus for entire contribution, etc.
Do not forget that it is not always about the money! Your people need additional motivators – recognition, belonging, fun, emotions....If you can develop for them a fresh working environment fitting to your business’ dynamics you will be easily developing a long-lasting relationship with your personnel who will start thinking of and carrying about your business together with you!
4. Development of system for evaluation of Customer’s satisfaction and loyalty
“The gulf between satisfied customers and completely satisfied customers can swallow a business.” It is a fact that it will cost you 5 to 8 times as much as to get new customers than to hold on to old ones. That claim is the key to understanding the drive toward benchmarking and tracking customer satisfaction. If everything is correctly done you will have one of the basic tools for profit extension.
Market leaders differ from the rest of the industry in that they’re designed to hear the voice of the customer and achieve customer satisfaction.
To be successful, your customer satisfaction surveying system has to meet the following criteria:
- The system must be relatively easy to design and understand;
- It must be credible enough that employee performance and compensation can be attached to the final results.
- It must generate actionable reports for management.
The goal of this tool is to help you understand the expectations and requirements of all your customers, determine how well you satisfy these expectations and requirements.
A very satisfied customer is nearly 6 times more likely to be loyal than is a customer who is just satisfied. Satisfied customers tell five other people about their good treatment. These results prove how important it is to pay attention to this powerful instrument.
5. Implementation of Customer Service Standards
The existence of an adequate system for measuring customer satisfaction and loyalty as well as the implementation of a bonus and motivational system will call for Customer Service Standards. For the Client the existence of such standards is an evidence for the continuity and reliability of your business. The Standards have to aim to make the Customer a King and to continuously exceed customer’s expectations.
Service standards have to meet 7 criteria:
- to be specific;
- to be clear;
- to be measurable;
- to focus on the Client;
- to be documented;
- to be objective and fair;
- to be jointly developed.
Your Clients have invisible criteria according to which they measure product, procedure and personal touch – something many organizations forget. If you do not pay attention to all of them your business will suffer. If your Clients it is difficult to make business with you they will for sure consider this as bad customer service.
The development of standards will help you increase quality of all aspects of your business; will increase customer satisfaction and your profit! Standards are a strong tool for cost optimization and loss minimization.
6. Strategic Human Resources Management
Strategic HRM can be regarded as a general approach to the strategic management of Human Resources in accordance with the intentions of the organization on the future direction it wants to take.
The good business strategies, the ones who are likely to succeed, are informed by people factors. People are the biggest asset of the business. Knowledge, skills and experience have to be deployed and used to the maximum effect in order to create organizational value. The way in which people are managed, motivated and deployed has to aim reaching strategic business goals. The main functions of the strategic HRM are:
- to establish a clear line of sight between HR interventions and organizational success;
- to provide guidance on what to measure, how to measure and how to report on the outcomes of measurement;
- underlining the importance of using the measurement to prove that superior people management is delivering superior results and to indicate the direction in which HR strategy needs to go;
- to create value through people;
- to define the link between HRM and business strategy;
- To strengthen the believe that people are assets rather than costs;
- To emphasize the role of HR specialists as business partners.
There are many evidences existing for the impact of people management practices on business performance. However, practices alone do not create effectively performing organization. They can create “Human capital” or a set of individuals who are highly skilled, highly motivated and have the opportunity to participate in organizational life by being given jobs to do. The procedures could develop adequate Job Descriptions, Contracts and satisfactory empowerment. However, this will only feed through into higher levels of business performance if these individuals have positive management relationships with their superiors in a supportive environment with strong values. All these factors will promote “discretionary behavior”, the willingness of the individual to perform above the minimum or give extra effort. It is this behavior that makes the difference to organizational performance.
Another benefit of the strategic HRM is that you will be able to save up a lot of money and to optimize the investment you do in personnel as well as its return. This topic is a subject of our next newsletter.
7. Reporting and controlling tools.
To know where you are now, to know where you want to be and how you will get there is just half of the way to success. The other half is hiding behind the Reporting and Controlling tools of your organization. The Control in the organization is a systematic process for controlling all the systems and polices in your company.
Effective control is obligatory for the achievement of long-term organizational goals, it assures that you achieve the results you want and will help you implement corrective actions against all obstacles. Control is the tool that will divide success from failure.
Reporting in the organization on the other hand will help the information flow through the company, it will give you the possibility to present it in a summarized manner and will improve efficiency of prevention and the speed of the organization’s reactions. These two tools are may be the most important ones and by using them you can dramatically optimize your revenue and costs and guarantee organizational success in the long-run.
PROMOTION:
Free assessment of one of the 7 key tools for organizational success!
ANDRA Consulting and Troubleshooting has the pleasure to offer you a one-day free assessment of one of the 7 essential tools for organizational success – you can choose which tool you want analyzed. Every information will be treated in the strictest confidence. Based on the analysis our Consultants will offer you action plan with which you will improve your efficiency and you will improve your business’ financial indicators.
The promotion is valid till 30.09.2008
…. To be continued |
|
